发挥信息化支撑作用,助力疫情期间高效办公

撰稿: 金属研究所 发布时间:2020-03-16

  在当前新冠肺炎疫情防控阻击战中,信息技术发挥了重要作用,其优势得以充分体现。中国科学院金属研究所的信息化建设工作有效支撑了研究所科研管理工作的顺利进行,助力新冠肺炎疫情防控和科研工作两不误。疫情期间,金属所职能部门以强烈的责任心和良好的服务,保障网上办公的便捷、高效,在实战中得到了全所人员的认可。 

  一、多渠道推送信息,保证信息和政令畅通 

  金属所多种形式的信息发布平台构成了畅通的消息传输渠道。疫情发生以后,金属所迅速成立了疫情防控领导小组和工作小组,积极采取各项防控措施,先后下发各类通知和疫情防控信息三十余条。疫情防控通知往往十分紧急,各类通知公告需要及时传递给相关人员。通过所官方网站、微信企业号、企业微信、订阅号、邮件、短信等平台将所内和上级的各项举措、要求有效地推送给全所职工和研究生,使大家在手机上即可及时接收到所内通知。 

  所信息化办公室针对复工所需的无接触办公需求,迅速制定预案,提供了办事、审批、开会等各类情况的信息化解决方案,并于第一时间发布《关于疫情防控期间信息化办公的说明》,多措并举为研究所各项工作顺利进行提供保障。 

  二、网上办公平台助力远程办公 

  2019年金属所全面升级了网上办公平台,平台新增了人事、财务、资产采购、科研课题经费、后勤、行政等诸多模块,并整合了原有内部网站,形成了集内部信息发布、事项审批、消息提醒、数据管理等功能于一体的办公平台。此外金属所致力于OA信息系统在手机端应用,使手机端不仅囊括了电脑端办公平台的所有功能,且操作性极强。 

  平台上线成为疫情期间管理工作顺利开展的有效保证。由于业务牵引,平台使用率迅速提升,广大职工对这种无接触、更快捷的高效办公形式给予认可。疫情期间手机端的利用率极高,用户数迅速增加到700余人。一个月内,网上审批流程即达到2200余条,而手机通讯录、聊天通话、日程提醒、后勤服务、打卡等功能,更成为科研管理工作的有力助手。 

  办理人事相关手续。常规的人事变动需要及时办理相关手续,例如职工的部门调转需要调入调出部门负责人审批,并流经12个部门告知人员变动。通过网上办理,申请人不用跑路,审批人及处理人接到提醒后只需在方便的时间在网上办理即可。职工办理聘用合同续签,不能错过时间节点,同样可以在线上顺利地完成续签审批。 

  用人需求申报。疫情期正值招聘季,如不能正常开展招聘工作,将严重影响研究所工作。各部门通过线上报送用人需求,人事部门经过线上审核,然后汇总处理,保证了招聘工作的顺利开展。 

  资产采购全流程管理。根据金属所采购管理办法,不同的采购对象、采购金额、使用的课题类型、供应商等,需要提交不同的材料,审批规则较复杂,线下办理势必增加人员流动和交叉感染风险。资产采购的线上申请审批流程,将用户需要掌握的规则变成系统的自动引导与提示,形成了申请、审批、办结、公示的全过程线上执行,不仅便捷高效,还符合规范化管理的要求,保障了疫情期间采购事项的办理照常进行。 

  新冠肺炎疫情防控期间临时来访人员审批。疫情期间,要求所有外来人员入所必须经过审批,即所内邀请人履行审批手续后所外人员方可进入工作区。为此信息化办公室立刻响应,仅用了短短的两小时,即实现了该流程的线上审批。各项流程网上办理体现了信息化支撑服务的强大功能和快速响应能力。 

  三、利用科学院和社会资源,开展远程会议和教学 

  针对远程视频会议需求,信息化工作人员准备了四种方案,硬件软件全部提前调试到位,并发布了视频会议说明书。实际应用中,根据每个会议的特点推荐使用不同的软件,积极帮助科研人员申请扩容,在视频会议资源极其紧张的情况下,有效回避拥堵,保证各个会议顺利召开。 

  一批研究生远程线上课程包括四门专业课、两门外语课,通过腾讯会议等形式已经陆续和同学们见面。在线上教学过程中,同学们提出问题,老师通过云端及时解决,互动效果良好。同学们纷纷表示这种线上学习的模式很新颖,能够促进思考。 

  在疫情防控期间,为做好研究生学位论文评审、答辩和学位授予工作,最大程度的确保2020年春季学位论文答辩工作顺利完成,我所首次采用视频答辩的方式切实保障春季毕业生顺利毕业,已有10位博士研究生通过网络视频模式顺利通过答辩。 

  四、加强网络值守,确保网络安全 

  疫情期间为方便广大职工在家办公,金属所开通了相关资源的互联网服务,同时严格限制外部接入,并对利用疫情相关热词开展的网络攻击行为,及时发布预警通知,提升用户防范意识。 

  疫情当前,共克时艰。在此次防控疫情期间,信息化工作面临了前所未有的挑战,更得到了全所职工、研究生的充分理解与大力支持。在后续工作中,金属所将更加重视借助信息技术手段,促进研究所管理信息化水平的提升,更高效、更便捷、全方位地助力科研管理工作开展。 

    

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