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浅议有效沟通对提升领导力的重要意义——大连化物所 冯埃生
2010-03-17 | 【

浅议有效沟通对提升领导力的重要意义

大连化学物理研究所 冯埃生

沟通是人与人之间、人与群体之间思想与感情的传递和反馈的过程。领导力是团队的领导者引导团队成员实现组织目标的能力。有一种说法:管理者50%的时间用在沟通上,而管理中50%的问题是由于沟通障碍引起的。只有实现了有效沟通,你的思想才能为他人所理解,而同时你才能得到必要的信息,并获得他人的鼎力相助。可以说,无论多么伟大的思想,如果不被其他人理解,那都是一件悲哀的事。能否实现有效沟通,对提升领导力具有重要的意义。作为一个领导,充分认识沟通的重要性,并实现在组织内部的有效沟通,对提升领导力具有重要的意义。

一、认识有效沟通的重要性

从一件故事谈起,有一男孩,他的裤子有点长,他请奶奶帮剪短,奶奶当时有点身体不适,于是他请妈妈,妈妈正写材料,然后他请姐姐帮忙,姐姐说要出去约会……男孩只好郁闷地睡觉了。过了一会,奶奶身体好了点,想到孙子的事,于是把裤子剪短一块,妈妈写完材料,也想到儿子的事,于是又是一剪子,姐姐晚上回来,也没有忘记弟弟的事……结果可想而知。

大家都在努力地想做好一件事情,而且都尽了自己的能力,但事情的结果却是大家都不愿意看到的。问题究竟出在哪里?看似很简单,其实这里面折射出有效沟通的重要性。家庭成员之间没有就完成这件事情进行过沟通,更谈不上有效的沟通。男孩和三位不同的家庭成员讲了同一件事情,都没有得到有效的反馈。三位家庭成员所做的事情看似目标一致,帮男孩把裤子剪短,但事实上对目标的理解是有偏差的。

因此,无论是两个人之间,还是家庭成员内部,或者单位的一个部门,甚至一个单位,乃至更大范围的组织,成员之间的有效沟通是很重要的。有效沟通能够使组织的成员之间清晰了解组织的目标,并制定实现此目标的步骤,明确各自在其中的角色和定位,促进成员之间更好地理解和合作,从而实现组织的目标。

  二、了解影响有效沟通的主要因素

要实现有效沟通,首先要了解有哪些因素影响有效沟通。从沟通过程来看,沟通包括主体、客体以及传递环节几个要素,因此不难理解,沟通主体和客体之间的差异,双方的信任程度,沟通方式的不同,以及环境的噪音是影响有效沟通的主要因素。

首先是沟通主客体之间的差异。人们对人对事情的认识不同、观点不同、信念不同以及个性差异会造成沟通的障碍。人们对于信息的获取存在知觉偏差,会有选择性地接受外来的信息,符合自己利益需要或者价值取向的信息很容易接受,反之则不容易接受。同时,语言表达、交流和理解的差异也会造成沟通的障碍,同样的词汇对不同的人来说含义是不一样的,同样的语言用不同的方式表达出来含义也不一样。大家可能都有这样的经验,同样说一件事情,有些人一点就通,有些人则需要反复解释,对于不同的客体,要达到理想的沟通效果,需要有不同的沟通方式和沟通语言。

其次,沟通效果取决于沟通双方的相互信任程度。沟通是信息发送者与接收者之间发送与接收的过程,信息传递是双向的,因此沟通双方的诚意和相互信任至关重要。当面对来源不同的同一信息时,人们一般更愿意相信他们认为最值得信任的那个来源的信息。相互猜疑和不信任只会增加抵触情绪,减少坦率交谈的机会,也就不可能进行有效的沟通。因此,领导者就要通过自己的言行,建立广泛的信任度,为实现有效沟通、提升领导力奠定基础。

第三,沟通方式对沟通的效果也有直接的影响。根据沟通内容的不同,有不同的沟通方式,会议、媒体或者网站宣传是比较正式的沟通方式,电子邮件、电话、面对面交谈灵活性更大。沟通方式使用不当,可能会带来沟通的障碍。同时,信息传递的层次越多,信息到达目的地的时间也越长,信息的失真率也就越大,越不利于沟通。信息化的发展为沟通的多元化和简约化提供了很好的平台,领导者应充分利用这种方式,通过电子邮件、网站论坛甚至建立个人博客,提高沟通的效率,展示自身形象。

最后,环境的噪音对沟通也有直接的影响,这既包括物理的噪音,如会议中的开小会或者周边交通工具的声音,电话线路或者网络线路阻塞或者信号微弱;也包括一些人为的噪音,如一项新政的推出总会有一些不同意见,会或多或少影响到其他受众的判断,甚至一些有意为之的行为则会对沟通的效果产生实质性的影响。因此在沟通过程中,一定要充分考虑噪音对沟通效果的影响,比方通过电子邮件发送会议通知,就需要考虑对方有可能没有看到邮件。一项重大决策在推出之前,一定要广泛征求意见,并取得认同。

三、实现有效沟通的几个要素

有一首打油诗说得好:“沟通难,有效沟通更难,团队有效沟通更是难上加难。邮箱总是一片红,从早到晚看不休;会山会海扎堆开,矛盾重重未见改;酒桌上,宴席间,杯盏交错喜开颜;上班后,工作中,满怀心事奈何天;有情人你卿我爱,天天吵闹要拜拜;冲突多因沟通起,及时有效尚可为。与君歌一曲,请君为我侧耳听。有效沟通难,但未难于上青天。”有效沟通很重要,但要实现有效沟通,其实不是一件很简单的事情,需要一段时间的历练。

首先要对准确认识和把握自己。一个研究所的领导,在不同的场合,有不同的身份。作为领导班子的一个副职,要准确把握自己在其中的位置,清晰了解自己该做什么,该说什么,要有全局意识,也要有服从和服务意识,要与其他班子成员及时通气,注意彼此经常交流信息,交换看法,做到协商共事,共谋发展。在自己分管的部门面前,既要把正职的意见和要求贯彻、布置下去,同时还要把群众的意见收集、反馈上来,达到沟通的目的。做到信任而不包办,充分相信下级并发挥各自的积极性、创造性和协作精神;做到爱护而不庇护,在工作和生活上要关心和爱护下级,同时对下级的缺点或错误严肃进行批评教育;做到勇于承担责任,讲功劳论大家,论过失多承担。在群众面前,既要把自己当回事,又不要把自己当回事,作为一个领导,你在群众面前说的每一句话,承诺的每一件事,群众都会记得,因此说话不可太随意,同时自己也是普通的一个人,要学会平易近人对待每一位职工。

其次要明确沟通的目的和沟通的内容。领导的工作千头万绪,需要沟通的事情也很多,因此一定要明确沟通的内容和要达到的沟通目的,从而选用不同的沟通方式。沟通的目的有多种多样,有信息的交流和反馈,有意见和建议的征集,有冲突的处理,有工作的布置,还有一些具体问题的处理,根据沟通的目的,相应地可采取会议、网站发布、电子邮件、面对面交流等多种方式,包括正式的沟通和非正式的沟通。一定要根据目的的不同选择不同的沟通方式,有时候甚至是多种沟通方式的组合。

第三要了解沟通的对象。作为一个研究所的领导,沟通的对象也是多元化的,班子成员、中层干部、普通职工、学生,都是沟通的对象。沟通有时是个别沟通,有时是群体沟通。在进行沟通前,一定要首先了解沟通对象的特点,既要了解其个性特点,包括性格特点、个人背景等等,又要了解其对于沟通事项的认知。要做到知己知彼,方能达到沟通的效果。

第四要善于利用各种沟通技巧。细节决定成败,合理适当地使用沟通技巧,对沟通效果能够产生重要的影响。首先要认真感知,集中注意力,确保信息准确而又及时的传递或接收。二是学会倾听,不仅仅是听到,而是要听懂。三是要学会欣赏和赞美,激发对方的激情。四要学会换位思考,站在对方的角度考虑问题。四是合理使用各种语言,如口头语言、书面表述和身体语言。五是要有积极的心态和积极的心理暗示。六是应缩短信息传递链,拓宽沟通渠道,保证信息的双向沟通。

领导力是一项综合的能力,而有效沟通是提升领导力水平的一个重要方面。作为一个新上岗的领导,要充分认识有效沟通的重要性,理解影响有效沟通的因素,并能与各层次的人实现有效沟通,提升自身的领导力水平。

 
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